Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Gemäß Art. 28 DSGVO — Stand: 2026-05-11

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§ 1 Parteien und Gegenstand

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend „AVV") wird geschlossen zwischen:

Auftragsverarbeiter:
Lead Media LLC
5830 E 2ND ST, STE. 7000 #511
Casper, WY 82609, USA
E-Mail: hello@instantbot.app

Verantwortlicher:
Der Kunde (natürliche oder juristische Person), der einen InstantBot-Dienst-Account registriert hat und über dessen Website-Inhalte der Chatbot betrieben wird.

Gegenstand der Auftragsverarbeitung ist das Hosting und der Betrieb des KI-Chatbot-Dienstes InstantBot, einschließlich der Verarbeitung von Website-Inhalten, Besuchernachrichten und technischen Daten im Auftrag des Verantwortlichen.

§ 2 Weisungsgebundenheit

Lead Media LLC verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen — einschließlich der Übermittlung in Drittländer — es sei denn, Lead Media LLC ist durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten hierzu verpflichtet. In einem solchen Fall teilt Lead Media LLC dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses verbietet.

§ 3 Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung

Kategorie	Details
Art der Verarbeitung	Speicherung, Übermittlung, automatische Analyse, Antwortgenerierung
Zweck	Bereitstellung des KI-Chatbot-Widgets auf der Website des Kunden; Beantwortung von Besucherfragen; Qualitätssicherung
Dauer	Laufzeit des Dienstleistungsvertrags; Löschung gemäß § 8

§ 4 Kategorien betroffener Personen und Datenkategorien

Betroffene Personen	Datenkategorien
Website-Besucher des Kunden	Nachrichten / Chat-Eingaben (Visitor-Messages) IP-Adressen (anonymisiert nach Session-Ende) Technische Metadaten (User-Agent, Session-ID) Cookies (nur mit Einwilligung des Besuchers gemäß Consent-Layer)
Kunden (Account-Inhaber)	Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten (via Stripe, nicht bei Lead Media LLC gespeichert)

§ 5 Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Lead Media LLC trifft folgende Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten:

Vertraulichkeit

Verschlüsselung der Datenübertragung via TLS 1.2+ (HTTPS)
Verschlüsselung der Datenbankverbindungen
Rollenbasierte Zugriffskontrolle — nur autorisierte Mitarbeiter erhalten Zugang zu Produktionsdaten
Pseudonymisierung von IP-Adressen nach Abschluss der jeweiligen Chat-Session

Integrität

Datenbankintegritätsprüfungen und automatische Transaktions-Logs
Mehrstufige Authentifizierung für Administrationszugänge

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Server-Hosting ausschließlich bei Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland)
Automatische Backups der Datenbanken (täglich, 7-Tage-Aufbewahrung)
Monitoring und Alerting bei Systemausfällen

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

Jährliche Überprüfung der TOMs
Sicherheitsupdates werden zeitnah eingespielt
Dependency-Audits bei relevanten CVEs

§ 6 Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmer)

Lead Media LLC setzt folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

Unternehmen	Sitz	Zweck	Rechtsgrundlage
Hetzner Online GmbH	Deutschland 🇩🇪	Server-Hosting und Rechenzentrum	Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung innerhalb EU)
Groq Inc.	USA 🇺🇸	KI-Inferenz (LLM-Verarbeitung von Chatbot-Nachrichten)	EU-Standardvertragsklauseln (EU-SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Google LLC (Gemini)	USA 🇺🇸	KI-Inferenz (Fallback-Verarbeitung, Bild-Analyse)	EU-Standardvertragsklauseln (EU-SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Brevo SAS (ehem. Sendinblue)	Frankreich / EU 🇫🇷	Transaktionale E-Mails und Newsletter	Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung innerhalb EU)
Stripe Inc.	USA 🇺🇸 (EU-Entität: Stripe Payments Europe Ltd., Irland)	Zahlungsabwicklung (Kreditkarte, SEPA)	EU-Standardvertragsklauseln (EU-SCC)

Der Verantwortliche erteilt hiermit seine allgemeine Genehmigung zum Einsatz der oben genannten Unterauftragsverarbeiter. Lead Media LLC informiert den Verantwortlichen über beabsichtigte Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern und gibt damit die Möglichkeit, Einwände zu erheben.

§ 7 Betroffenenrechte

Lead Media LLC unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner Pflichten bezüglich der Rechte betroffener Personen (Art. 12–22 DSGVO):

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Auf Anfrage des Verantwortlichen stellt Lead Media LLC alle gespeicherten Daten zu einem Besucher bereit.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Unrichtige Daten werden auf Weisung des Verantwortlichen korrigiert.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Auf Weisung des Verantwortlichen werden Daten gelöscht (siehe § 8).
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Export von Konversationsdaten auf Anfrage in maschinenlesbarem Format.

§ 8 Löschung und Rückgabe von Daten

Nach Beendigung des Dienstleistungsvertrags löscht Lead Media LLC alle Daten des Verantwortlichen innerhalb von 30 Tagen, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Datenkategorie	Löschfrist
Chatbot-Konversationen	90 Tage nach letzter Aktivität (konfigurierbar)
IP-Adressen (vollständig)	Sofort nach Session-Ende anonymisiert
Zahlungsdaten	Werden nicht bei Lead Media LLC gespeichert (Stripe-Verantwortung)
Account-Daten nach Kündigung	30 Tage nach Vertragsende

§ 9 Datenschutzverletzungen

Lead Media LLC benachrichtigt den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden einer Verletzung der Sicherheit personenbezogener Daten. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail an die im Account hinterlegte Adresse des Verantwortlichen.

§ 10 Vertraulichkeit

Lead Media LLC stellt sicher, dass Personen, die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugt sind, sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

§ 11 Datenübermittlung in Drittländer

Soweit eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb des EWR stattfindet (insbesondere an Groq Inc. und Google LLC in den USA), erfolgt diese auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (EU-SCC, Beschluss 2021/914). Kopien der abgeschlossenen SCC-Vereinbarungen können auf Anfrage bereitgestellt werden.

§ 12 Überprüfungsrecht

Der Verantwortliche hat das Recht, die Einhaltung der Bestimmungen dieses AVV durch Lead Media LLC zu kontrollieren. Lead Media LLC stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage alle erforderlichen Informationen zur Verfügung und gestattet Überprüfungen, auch durch vom Verantwortlichen beauftragte Prüfer.

§ 13 Laufzeit

Dieser AVV ist für die Dauer des Dienstleistungsvertrags zwischen dem Verantwortlichen und Lead Media LLC bindend. Er endet automatisch mit Beendigung des Dienstleistungsvertrags.

§ 14 Kontakt Datenschutz

Bei Fragen zu diesem AVV oder zur Datenverarbeitung wenden Sie sich an:
E-Mail: hello@instantbot.app

⚠️ Dieser Vertrag wurde mit Unterstützung von KI erstellt. Vor dem rechtlichen Einsatz empfiehlt sich eine anwaltliche Prüfung.